De gsm- en mailetiquette voor volwassenen door Kevin Strubbe
Van sms’jes vol afkortingen tot luidruchtige mobiele bellers op de trein: nieuwe media zorgen voor veel gemak en plezier, maar ook voor heel wat ergernis. Gelukkig is er Kevin Strubbe, etiquette-specialist.
Zet vijf mensen een middagpauze lang bij elkaar op een terrasje en je kan er prat op gaan dat ze alle vijf minstens één keer hun gsm bovenhalen. Bellen, mailen, sms’en: we communiceren steeds meer via schermpjes.
“Vaak wordt er met een beschuldigende vinger naar de jeugd gewezen, maar ook volwassenen weten niet altijd hoe ze op een juiste manier met nieuwe media moeten omgaan”, zegt Kevin Strubbe, auteur van de boeken Etiquette is hip en Etiquette in het buitenland. “Denk aan Yves Leterme die zelfs in de kerk op zijn BlackBerry zat te tokkelen: de hele pers schreef erover. Mensen voelen min of meer aan wat kan en wat niet, maar we hebben nood aan regels.· En die zijn er.
DE GSM-ETIQUETTE Biep biep, nu even niet!
- Leg je gsm niet op tafel tijdens een etentje of op restaurant. Je tafelgenoten zijn het belangrijkste, niet je mobieltje. Dat geldt natuurlijk niet voor dokters van wacht of een vroedvrouw die gebeld kan worden. Zijn je kinderen bij een babysit, is er een familielid ernstig ziek … kun je je gsm wel bij de hand houden, maar zet hem dan op trilfunctie.
- Bel niet op ongepaste momenten. Bij mobiel bellen gelden dezelfde regels als bij het gewone telefoonverkeer: bel niet tijdens etenstijden en lunchpauzes, bel niet na tien uur ‘s avonds en in het weekend niet voor elf uur ‘s morgens.
- Houd de boodschap op je antwoordapparaat bondig. Niet iedereen heeft tijd en zin om eerst dertig seconden naar je lievelingsnummer of een halve monoloog te luisteren voor hij of zij een voicemail kan inspreken.
Extra advies van Kevin: “Hou het bescheiden. Als volwassene laat je je antwoordapparaat niet inspreken door Bart Simpson, Elvis Presley of Kermit de kikker.”
- Neem niet per se op. We voelen ons vaak verplicht om altijd onze telefoon op te nemen of een sms’je meteen te beantwoorden, maar dat hoeft niet. Zeker als je bezoek heb , kan je perfect later terugbellen. Je gsm opnemen tijdens een gesprek getuigt van weinig respect voor je gesprekspartners.
- Hou je sms-verkeer discreet. Door tijdens een gesprek voortdurend te zitten sms’en, geef je een erg ongeinteresseerde indruk. Moet je toch een berichtje beantwoorden, verontschuldig je dan even en doe het gauw op he toilet, in de inkomhal …
Extra tip van Kevin: Zet je telefoon op stil zodat je gesprekpartners niet voortdurend gestoord word door gepiep
- Zet je gsm af in de bioscoop. Een voor de hand liggende regel, maar nog steeds niet voor iedereen even duidelijk: vermijd het gebruik van je gsm in grote gezelschappen, zoals de bioscoopzaal, een theater, een lezing …
Extra advies van Kevin: verwacht je een belangrijk telefoontje, zet je gsm dan op trilfunctie en ga even naar buiten als je gebeld word
- Probeer op gedempte toon te spreken. Niets zo vervelend als iemand die in zijn toestel staat te roepen bij de bakker of aan de bushalte.
- Zet je gsm zo veel mogelijk op trilfunctie. Doe je dat niet en zit je op de trein of sta je in de winkel, neem dan zo snel mogelijk op als je gsm rinkelt.
- Ken je beltoon. Kies voor een oproepsignaal dat je gemakkelijk herkent als het jouwe, zodat je snel kan opnemen.
Extra advies van Kevin Strubbe: “Je gsm bepaalt niet alleen jouw imago, ook dat van je bedrijf. Gebruik je als beltoon het gekakel van een kip of de begintune van Tw1n Peaks, zal Je niet al te ernstig genomen worden.
DE NETIQUETTE The Rules, van inbox tot outbox
- Schrijf zonder fouten
- Spreek de persoon die je mailt aan, net zoals in een brief en sluit netjes af met ‘met vriendelijke groeten’ of ‘groetjes’.
Extra advies van Kevin Strubbe: Een collega of zakenpartner met wie je regelmatig mailt, hoef je niet zo forn,eel aan te spreken. Ook het gebruik van smileys is meer en meer gangbaar in formele mailtjes.”
- Deel je mailbericht op in paragrafen en laat voldoende witruimte.
- Antwoord binnen de dag. Dus binnen de 24 uur.
- Vul steeds de onderwerpbalk in. Dat maakt het voor de lezer gemakkelijk om je mail te herkennen, maar ook om hem in het e-mailarchief te bewaren.
- Hou het kort. Werk volgens het KISS-principe: keep it short and simple. Stop een langere tekst als apart document in een bijlage.
- Vermijd turbotaal. Afkortingen zijn handig in een sms, maar in mails komen ze vaak storend over. Zorg dat je mail leesbaar blijft.
Extra advies van Kevin Strubbe, etiquettespecials: “In tegenste 1ng tot een bnef is een mailtje sne, doo•gestuurd. Je weet nooit wie je bericht nog te lezen krijgt. riou zake 1ke e-mails daarom simpel, vriendelijk en correct.”
- Schrijf nooit een mail als je boos bent. Wacht en laat alles even bezinken. In een mail komen dingen al snel anders en harder over dan je ze bedoelt.
Extra tip van Kevin. “Vraag je af of je wat je wil versturen ook in iemands gezicht durft te zeggen. Nee? Verstuur het dan niet.”
- Wees zuinig met blokletters. Schrijven in hoofdletters is hetzelfde als roepen. Gebruik ze enkel waar nodig. Wees ook zuinig met uitroeptekens.
- Zet adressen in blind copy (bcc). Doe je dat niet, dan verspreid je ongevraagd mailadressen van anderen.
- Vermijd junkmail. Stuur geen kettingmails door waarbij je levens kunt redden of de lotto kunt winnen. Tenzij je wil tonen dat je hier écht in gelooft …
Op deze link kan je gratis het boek Etiquette is Hip van Kevin Strubbe downloaden.
